第一章 总 则
第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定，为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条公文是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。
公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条本办法适用于学校一级的公文处理。各教学科研单位、职能部门的公文处理，参照本办法执行。
第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条学校领导及各单位负责人应高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。
第六条办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。
第七条办公室设秘书科、机要科，具体负责学校公文处理工作。
第二章 行文规范
第八条行文应当确有必要，注重实效。
第九条公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。
第十条学校主要公文种类有：
（一）决定。适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销各单位不适当的决定事项。
（二）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）通知。适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求各单位办理、周知或者共同执行的事项，公布学校机构设置和干部任免等。
（五）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复各单位请示事项。
（九）意见。适用于对重要问题提出见解或处理办法。
（十）函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
（十一）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项
第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。
第十二条办公室根据校党委和校行政授权，可以向党政各部门、院(系部)和基层党组织行文。
除了“会议纪要”、“函”等公文或学校明确授权的情形外，办公室之外的学校其他各单位不得对校外单位正式行文。
第十三条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时抄送其他机关，应当用抄送形式。不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。
“报告”不得夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。
第三章 公文格式
第十四条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印制时间等部分组成。
（一）秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。
（二）紧急公文应当在首页发文机关名称左上标明“特急”或“急件”。
（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。
（四）上行文中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。
（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之间注明附件序号和标题。
（八）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。
（九）校发公文应当标注主题词。上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词，一份文件标引的主题词最多不超过7个，主题词在公文的抄送栏之上顶格标注。
（十）校发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。
第十五条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
第十六条公文应加盖郑州工业应用技术学院公章或中共郑州工业应用技术学院委员会章，会议纪要、请柬等不加盖印章。印章要盖在发文机关正中央，要求上不压正文，下压日期。
第十七条校发公文排版规格是：
（一）公文用纸天头（上白边）为25.4mm，左侧订口为26mm，版心尺寸为156×225mm。
（二）文字从左至右横写、横排。
（三）公文标题用2号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。
（四）正文用小三号仿宋GB2312体字，行距1.5倍。
（五）签发人、主送机关、附注、附件用小三号仿宋体字。
第四章 发文办理
第十八条发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。
第十九条草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（五）使用国家法定计量单位。
（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十条主办部门拟制公文时，对涉及其他单位职权范围内的事项，应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请学校协调或裁定。
第二十一条以学校名义印发的公文，应使用《郑州工业应用技术学院发文处理签》，须注明起草人、审核人，并由承文单位负责人和分管校领导签字。
第二十二条公文送达有关负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
经审核内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十三条以学校名义印发的公文，应由校长或党委书记签发。
第二十四条在校领导签发后，办公室秘书科进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
公文发出后，发现错误，应当及时追回更正。学校公文校对修改和打印要求文字准确，编排美观，印刷字迹清晰，装订整齐。
第五章 收文办理
第二十五条收文办理指办公室对收到的公文的办理过程，包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。
对各单位呈报的公文，审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及校内其他单位职权的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
对各单位上报的符合本办法规定的公文，办公室提出拟办意见送主管领导阅示或者交有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
第二十六条收到上级机关或校外其他部门下发或交办的公文，由办公室机要科登记并填写《郑州工业应用技术学院收文处理签》，办公室提出拟办意见后分转有关校领导阅示或者交有关部门办理。紧急公文，应当明确办理时限。办公室应防止公文因错分、积压、丢失而延误审批或者办理。
第二十七条校领导审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。
第二十八条校领导审阅后，应将文件退办公室处理，一般不直接交给承办部门。办公室收到领导批示的文件后，应按照批示意见及时处理。
第二十九条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。
第三十条送校领导批示或交有关单位办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
办公室对校内各单位请求批准事项的公文，应当在收到后的7个工作日内将办理情况答复来文机关。
第六章 公文归档
第三十一条公文办理完毕后，应当根据国家法律法规及时将公文形成过程中的重要稿件、定稿、正本和有关材料整理立卷。传真文件应当复印后，存留复印件。
第三十二条归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），要保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
案卷标题应当准确反映卷内公文的内容和文种等。
第三十三条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十四条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第三十五条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管单位负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行。
第七章 附 则
第三十六条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖使用机关证明章。
第三十七条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十八条学校制定行政规章方面的公文，依照学校规定办理。外事方面的公文，按照外事工作规定办理。其他专用公文依据专门规定办理。
第三十九条办公室对学校下发和转发的公文的贯彻情况应当进行督促检查。
第四十条电子公文处理依据此办法相关规定执行。
第四十一条本办法自印发之日起施行，由办公室负责解释。
